Team der KWS Steuerberatungsgesellschaft mbH im Besprechungsraum, gemeinsame Arbeit an Unterlagen und Laptop
Team der KWS Steuerberatungsgesellschaft mbH im Besprechungsraum, gemeinsame Arbeit an Unterlagen und Laptop

Steuerberatung für selbstständige Kaufleute im Lebensmitteleinzelhandel

Wir betreuen selbstständige Einzelhändler im Lebensmitteleinzelhandel – etwa Kaufleute der EDEKA, der REWE-Gruppe oder unabhängige Märkte anderer Verbünde.

Unabhängigkeit KWS Steuerberatungsgesellschaft mbH ist rechtlich und wirtschaftlich unabhängig und steht in keiner gesellschafts- oder verbundrechtlichen Verbindung zur EDEKA-Gruppe, zur REWE-Gruppe oder anderen hier genannten Handelssystemen. Die Nennung dient ausschließlich der Beschreibung der von uns betreuten Branche.

Wir kennen die besonderen Anforderungen Ihrer Branche: von der Überwachung der Handelsspanne zur Herleitung des Rohgewinns, über die laufende Kontrolle von Personal-, Energie- und weiteren Kosten bis hin zur Darstellung Ihres Cash-Flows und anderer Kennziffern entlang Ihrer Wertschöpfung.

Monatlich besprechen wir mit Ihnen Ihre individuelle BWA, prüfen, ob Ihr Markt betriebswirtschaftlich auf Kurs ist, und entwickeln mit Ihnen eine steuerlich passende Struktur für Ihren privaten Vermögensaufbau.

Dabei setzen wir auf DATEV-gestützte Software und eine vollständig digitale, branchenspezifische Beratung, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihren Markt und Ihre Kundschaft.

§ 146a AOKassenführung und Sicherheitseinrichtung
GoBDVerfahrensdokumentation
Linz am RheinKWS Steuerberatung
Markus Krechel, Steuerberater und Geschäftsführer der KWS Steuerberatungsgesellschaft mbH, Linz am Rhein
Markus Krechel Steuerberater · Geschäftsführer → Vollständiges Profil
Leistungsspektrum Full-Service-Steuerberatung, von der laufenden Buchhaltung bis zur Unternehmensnachfolge
Qualifikation Steuerberater seit 2008 · Fachberater für Internationales Steuerrecht seit 2015 · Zertifizierter Stiftungsberater
Kooperation Kooperationspartner KWS International für vertiefte internationale Steuerthemen
Regionale Nähe Linz am Rhein, mit Nebenstelle für Post- und Belegannahme in Bonn-Limperich, Beratung im Raum Bad Hönningen, Neuwied, Bonn, Koblenz

Was einen Lebensmittelmarkt steuerlich zum Sonderfall macht

Der Jahresumsatz eines gut geführten Marktes liegt schnell im zweistelligen Millionenbereich, die Umsatzrendite dagegen im einstelligen Prozentbereich. Diese Kombination hat eine unangenehme Eigenschaft: Ein Prüfungsrisiko, das gemessen am Umsatz klein wirkt, kann gemessen am Ergebnis existenzbedrohend sein. Eine Hinzuschätzung von wenigen Prozent des Umsatzes kann den Gewinn eines ganzen Jahres aufzehren.

Der Hebel

Hoher Umsatz, schmale Marge

Eine Zuschätzung kann vom Umsatz ausgehen und sich dadurch unmittelbar und erheblich auf das steuerliche Ergebnis auswirken. Deshalb ist eine belastbare Nachweisführung im Lebensmittelhandel besonders wichtig.

Das Kernrisiko

Bargeld und Kassensysteme

Elektronische Aufzeichnungssysteme unterliegen § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung. Erhebliche Mängel in der Kassenführung können, insbesondere im Zusammenwirken mit weiteren Umständen, Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit begründen und eine Schätzung nach § 162 AO ermöglichen. Ein einzelner formeller Mangel für sich genommen führt dabei noch nicht automatisch zu einer Hinzuschätzung, entscheidend ist die Gesamtschau aller Umstände.

Die Dauerbaustelle

Warenverluste und Abschriften

Verderb, Bruch, Diebstahl, Eigenverbrauch und Personalkäufe gehören im Lebensmittelhandel zum betrieblichen Alltag und lassen sich nicht immer lückenlos einzelnen Ursachen zuordnen. Je sauberer sie nach Ursache getrennt, zeitnah und nachvollziehbar dokumentiert werden, desto belastbarer ist die Position gegenüber der Finanzverwaltung.

Die Struktur

Personal, Technik, Immobilie

Viele Beschäftigte in unterschiedlichen Vertragsformen, hohe Investitionen in Ladenbau und Kältetechnik, dazu häufig eine Immobilie im Betriebs- oder Privatvermögen: drei Bereiche mit erheblichem Gestaltungsspielraum.

Wichtige Unterscheidung: formelle und materielle Mängel Materielle Mängel betreffen die sachliche Richtigkeit oder Vollständigkeit der Aufzeichnungen – etwa wenn Umsätze, Bestände oder andere Besteuerungsgrundlagen nicht zutreffend erfasst sind. Formelle Mängel betreffen dagegen die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Verfahren selbst. Nach § 158 AO sind formell ordnungsmäßige Buchführungen grundsätzlich der Besteuerung zugrunde zu legen; das gilt nicht, soweit im Einzelfall konkreter Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden, oder gesetzlich vorgeschriebene elektronische Daten nicht über die einheitliche digitale Schnittstelle bereitgestellt werden. Erhebliche formelle Mängel können diese Vermutung erschüttern und der Finanzverwaltung Anlass für eine Schätzung nach § 162 AO geben, entscheidend ist dabei die Gesamtschau aller Umstände, nicht ein einzelner Mangel für sich genommen. Streitpunkte in der Prüfung entstehen in der Praxis häufig dort, wo Verfahren, Aufzeichnungen und tatsächliche Abläufe nicht schlüssig zusammenpassen.

Kassenführung, GoBD und Verfahrensdokumentation

Die Kasse ist im Lebensmitteleinzelhandel der Punkt, an dem Betriebsablauf und Steuerrecht unmittelbar aufeinandertreffen. Maßstab sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD. Die gesetzlichen Anforderungen richten sich nicht an die Kassensoftware, sondern an den Unternehmer. Wer ein zertifiziertes System einsetzt, hat damit die Anforderungen noch nicht vollständig erfüllt.

§ 146a AO und Kassensicherungsverordnung Elektronische Kassensysteme und Registrierkassen benötigen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Hinzu kommen die Belegausgabepflicht und die Mitteilungspflicht gegenüber dem Finanzamt nach § 146a Abs. 4 AO.
GoBD und Verfahrensdokumentation Die GoBD verlangen eine Dokumentation der eingesetzten Systeme und Prozesse, die einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit ein Verständnis des Verfahrens ermöglicht. Ohne sie ist es in der Prüfung regelmäßig erheblich erschwert zu belegen, dass die Aufzeichnungen vollständig und unverändert sind.
Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt elektronisch mitzuteilen, über ELSTER oder eine Softwareschnittstelle. Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme lief die Frist zum 31. Juli 2025 ab, das betrifft praktisch jeden bestehenden Markt. Seit dem 1. Juli 2025 gilt für jede Neuanschaffung und jede Außerbetriebnahme eine Monatsfrist. Je Betriebsstätte wird eine Mitteilung abgegeben, darin aber immer alle dort eingesetzten Systeme gemeinsam. Zu übermitteln sind unter anderem Name und Steuernummer, Art der TSE, Art und Anzahl der eingesetzten Systeme, deren Seriennummern sowie das jeweilige Anschaffungs- bzw. Außerbetriebnahmedatum – bei mehreren Kassenlinien, integrierten Systemen oder geleasten Kassen lohnt sich dafür ein strukturiertes Inventar. Die Meldung selbst ist eine gesetzliche Pflicht und muss nicht zwingend über DATEV erfolgen, auch wenn entsprechende Softwarelösungen sie unterstützen. Ein Verstoß gegen diese Mitteilungspflicht ist, anders als andere Pflichten aus § 146a AO, nicht mit einem Bußgeld bewehrt. Das Finanzamt kann die Mitteilung aber nach vorheriger Aufforderung mit Zwangsmitteln durchsetzen. Praktisch wiegt schwerer, dass eine fehlende Meldung die Aufmerksamkeit der Finanzverwaltung erhöhen kann und deshalb nicht als rein formale Nebensache behandelt werden sollte.

In der Praxis ist die Verfahrensdokumentation kein Formular, sondern eine Beschreibung des tatsächlichen Ablaufs im Markt, von der Kasse über die Warenwirtschaft und die Zahlungsdienstleister bis zur Finanzbuchhaltung, bei uns in der Regel über DATEV: Welche Kassen laufen mit welcher Software, wie werden Tagesabschlüsse erzeugt, wie kommen Daten in die Warenwirtschaft und von dort in die Buchhaltung, wer darf Stornos und Retouren buchen, wie werden Gutscheine, Leergut und Pfand behandelt, wie wird der Kassenbestand gezählt und dokumentiert.

Wir erstellen und pflegen diese Dokumentation mit Ihnen, weil sich im Markt laufend etwas ändert: ein neues Kassengerät, ein Softwareupdate, ein zusätzlicher Zahlungsdienstleister. Jede relevante Änderung an Systemen, Verfahren oder Zuständigkeiten gehört hinein, sonst beschreibt die Dokumentation einen Zustand, den es nicht mehr gibt.

Was in die Verfahrensdokumentation gehört

  • Allgemeine Beschreibung des Markts und der eingesetzten Systeme
  • Anwenderdokumentation: wer arbeitet wie mit der Kasse
  • Technische Systemdokumentation und Schnittstellen
  • Betriebsdokumentation: Berechtigungen, Datensicherung, Archivierung
  • DSFinV-K-Export (das standardisierte Kassendaten-Format für die Finanzverwaltung): je Kasse kurzfristig erzeugbar, lesbar und archiviert
  • Vorgehen bei TSE- oder Kassenausfall: Dokumentation von Ausfallzeit und -grund, Weiterarbeit mit offener Ladenkasse
  • Kassensturz- und Abstimmungsfähigkeit: nachvollziehbare tägliche Abstimmung von Kassenbestand, Warenwirtschaft, Zahlungsverkehr und Bank
  • Änderungshistorie mit Versionsständen und Zeitpunkten
Häufiger Schwachpunkt: die Schnittstelle Nicht die Kasse selbst, sondern der Weg von der Kasse über die Warenwirtschaft in die Finanzbuchhaltung ist in vielen Märkten der am schlechtesten dokumentierte Teil der Kette. Genau dort setzt eine Prüfung an, wenn sie die Unveränderbarkeit der Daten in Frage stellen will. Ein guter Indikator für die eigene Kassensturz- und Abstimmungsfähigkeit: Lassen sich Kassenbestand, Kartenzahlungen, Zahlungsdienstleister und Bankbewegungen an jedem beliebigen Tag nachvollziehbar miteinander abstimmen, nicht nur zum Monatsabschluss?

Umsatzsteuer im Tagesgeschäft

An der Kasse eines Lebensmittelmarktes treffen mehr umsatzsteuerliche Sonderfälle zusammen als in fast jeder anderen Branche. Die meisten davon sind einzeln unauffällig, in der Summe über ein Jahr aber relevant, und in einer Prüfung ist genau diese Summe der Ansatzpunkt.

Steuersätze im Sortiment Lebensmittel, Getränke und Non-Food-Artikel unterliegen unterschiedlichen Steuersätzen, teils innerhalb derselben Warengruppe. Ein falsch hinterlegter Artikel im Kassensystem wirkt sich nicht einmal, sondern bei jedem Verkauf dieses Artikels aus, oft über Monate unbemerkt.
Pfand und Gutscheine Einweg- und Mehrwegpfand werden umsatzsteuerlich unterschiedlich behandelt. Einzweck- und Mehrzweckgutscheine lösen die Umsatzsteuer zu unterschiedlichen Zeitpunkten aus, die Unterscheidung entscheidet, ob bereits beim Verkauf des Gutscheins oder erst bei dessen Einlösung Umsatzsteuer entsteht. Beides muss im Kassensystem entsprechend abgebildet sein.

Retouren, der eigene Verzehr aus dem Sortiment und verbilligte Abgaben an Beschäftigte sind steuerlich jeweils eigenständig zu behandeln und müssen sich im Kassensystem von einem gewöhnlichen Verkauf unterscheiden lassen. Auch Rabattaktionen wirken auf die Bemessungsgrundlage, und Sachspenden aus dem Sortiment, etwa an Tafeln, haben eine eigene umsatzsteuerliche Behandlung. Die korrekte Kassenlogik ist dabei der erste Schritt, nicht der letzte: Je nach Vorgang sind zusätzlich Bewertung, Bemessungsgrundlage, Dokumentation und mögliche Vorsteuerfolgen gesondert zu prüfen.

Wofür wir das System prüfen

  • Retouren und Umtausch
  • Eigenverbrauch aus dem Sortiment
  • Personalverkauf und Personalrabatt
  • Preisnachlässe und Rabattaktionen
  • Sachspenden, etwa an Tafeln

Wir prüfen, ob diese Fälle im eingesetzten System korrekt hinterlegt sind, und übernehmen die laufenden Umsatzsteuervoranmeldungen.

Betriebsprüfung und Kassen-Nachschau

Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO findet unangekündigt während der üblichen Geschäftszeiten statt. Geben die Feststellungen Anlass dazu, kann sie ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen, auf diesen Übergang wird nach § 146b Abs. 3 Satz 2 AO schriftlich hingewiesen. Die Qualität der Prozesse und Aufzeichnungen entscheidet deshalb häufig schon lange vor einer Prüfung darüber, wie belastbar die Position des Unternehmens ist.

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Jeder offene Punkt in der folgenden Liste schwächt Ihre Position, wenn ein Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen in Frage stellt. Die Liste ist eine Orientierung für das Vorgespräch, keine abschließende Prüfung des Einzelfalls.

Erhebliches Schätzungsrisiko, kann im Zusammenwirken mit weiteren Mängeln die Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung nach § 162 AO begründen oder erheblich stützen
Erhöhtes Prüfungsrisiko, Fehlen erschwert die Argumentation in der Prüfung
Verfügt jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, und ist deren Funktionsfähigkeit dokumentiert?
Sind alle Kassensysteme dem Finanzamt nach § 146a Abs. 4 AO mitgeteilt worden, einschließlich Außerbetriebnahmen und Neuanschaffungen?
Liegt eine aktuelle, zum tatsächlichen Ablauf passende Verfahrensdokumentation vor, mit nachvollziehbarer Änderungshistorie?
Werden die Einzelaufzeichnungen und Kassendaten in maschinell auswertbarer Form und unverändert vorgehalten, nicht nur als Tagesendsummen, und ist der DSFinV-K-Export je Kasse kurzfristig erzeugbar?
Sind Stornos, Retouren, Preisreduzierungen und Managereingriffe an der Kasse berechtigungsgesteuert und im System nachvollziehbar?
Werden Warenverluste, Abschriften, Verderb und Bruch laufend und getrennt erfasst, statt als Restgröße aus der Inventur zu entstehen?
Werden Entnahmen bzw. Eigenverbrauch aus dem Sortiment umsatzsteuerlich und ertragsteuerlich zutreffend erfasst?
Sind Personalkäufe und Personalrabatte betragsmäßig erfasst und lohnsteuerlich zutreffend behandelt?
Ist die Inventur nach Ablauf, Zeitpunkt und Bewertungsmethode dokumentiert, und sind Differenzen kommentiert statt nur ausgebucht?
Sind Gutscheine, Leergut und Pfand sowie die zugehörigen umsatzsteuerlichen Folgen im System korrekt abgebildet?
Sind Zahlungsdienstleister, Karten- und Gutscheinabrechnungen vollständig mit den Kassendaten abgestimmt?
Ist im Markt festgelegt, wer bei einer unangekündigten Kassen-Nachschau was tut und wer sofort informiert wird?

Wenn aus der Nachschau eine Außenprüfung wird

Seit dem 1. Januar 2025 hat die Finanzverwaltung bei Außenprüfungen ein zusätzliches Instrument: das qualifizierte Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO. Es kann frühestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ergehen und ist innerhalb eines Monats zu erfüllen. Von der Festsetzung wird abgesehen, wenn Sie glaubhaft machen, dass die Verzögerung entschuldbar war. Wird die Frist ohne Entschuldigungsgrund versäumt, entsteht ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro für jeden vollen Kalendertag der Verzögerung, höchstens für 150 Tage (insgesamt bis zu 11.250 Euro). Bei umsatzstarken Betrieben (Jahresumsatz ab 12 Mio. Euro, im Konzern ab 120 Mio. Euro konsolidiert) oder bei wiederholter Verzögerung kann zusätzlich ein Zuschlag von bis zu 25.000 Euro je Kalendertag hinzukommen, ebenfalls gedeckelt auf 150 Tage – für die meisten Einzelmärkte praktisch kein Thema, für filialstarke Strukturen aber relevant. Eine Mitwirkungsverzögerung verlängert außerdem die seit 2023 geltende, durch die Außenprüfung ausgelöste Fünfjahresgrenze der Ablaufhemmung (§ 171 Abs. 4 AO) um die Dauer der Verzögerung, mindestens jedoch um ein Jahr; bei wiederholter Verzögerung entfällt diese Grenze sogar ganz.

Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen auf einen Blick

  • Frühestens 6 Monate nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung
  • Erfüllungsfrist: 1 Monat
  • Verzögerungsgeld: 75 Euro je Kalendertag, gedeckelt auf 150 Tage, insgesamt bis zu 11.250 Euro
  • Zuschlag ab 12 Mio. Euro Jahresumsatz oder bei Wiederholung: bis 25.000 Euro je Kalendertag, ebenfalls gedeckelt auf 150 Tage
  • Ablaufhemmung: Fünfjahresgrenze verlängert sich um die Verzögerungsdauer, mindestens 1 Jahr, bei Wiederholung entfällt die Grenze ganz

Praktisch bedeutet das: Unterlagen, die während einer laufenden Prüfung nachgereicht werden, sollten mit Fristen im Blick behandelt werden, nicht erst, wenn eine Erinnerung kommt. Wir übernehmen diese Fristenkontrolle, wenn wir die Prüfung begleiten.

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Kassen-Nachschau oder Prüfungsanordnung bereits im Haus?

Dann zählt, was in den ersten Stunden geschieht. Wir begleiten Sie ab dem ersten Kontakt mit dem Prüfer, auch wenn die laufende Buchhaltung bisher an anderer Stelle geführt wird. Am schnellsten erreichen Sie uns telefonisch unter +49 2635 921 36 0.

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Rechtsform und Gruppenstruktur: ein Markt, mehrere Märkte, Holding

Die Rechtsform ist keine Formalie, sondern die Entscheidung darüber, wie Gewinne besteuert werden, wie Vermögen geschützt ist, wie sich Kapital für den nächsten Markt bilden lässt und wie später übertragen werden kann. Diese vier Ziele stehen häufig in Konflikt zueinander. Eine tragfähige Struktur entsteht deshalb nur aus einem Belastungsvergleich mit Ihren konkreten Zahlen, nicht aus einer allgemeinen Empfehlung.

Stufe 01

Einzelmarkt

  • Typische Ausgangslage: eingetragener Kaufmann oder Personengesellschaft, Gewinn wird unmittelbar beim Inhaber besteuert
  • Gewerbesteuer wird über § 35 EStG auf die Einkommensteuer angerechnet, ein struktureller Vorteil gegenüber der Kapitalgesellschaft, siehe Kennzahl unten
  • Zentrale Frage ist die Entnahmepolitik: Wie viel Ergebnis bleibt im Betrieb, wie viel wird privat benötigt?
  • Thesaurierungsbegünstigung nach § 34a EStG steht Einzelunternehmen und Personengesellschaften offen; die Option zur Körperschaftsbesteuerung nach § 1a KStG dagegen nur geeigneten Personengesellschaften (u. a. OHG, KG, PartG, eGbR), nicht dem Einzelunternehmen – beides mit Bindungswirkung
  • Haftungsfragen und Absicherung des Privatvermögens früh mitdenken
Belastungsvergleich mit echten Zahlen

Stufe 02

Mehrere Märkte

  • Ein zweiter Standort verändert die Struktur grundlegend: Ergebnisverrechnung, Haftungstrennung, Finanzierung je Standort
  • Ein Betrieb mit mehreren Filialen oder mehrere getrennte Gesellschaften: die Entscheidung wirkt auf Steuerlast und Verkaufbarkeit
  • Zentrale Funktionen wie Verwaltung, Personal und Einkauf sauber zuordnen und verrechnen
  • Gewerbesteuerliche Folgen unterschiedlicher Hebesätze je Betriebsstätte prüfen
Struktur vor dem zweiten Markt klären

Stufe 03

Holding, Besitz und Betrieb

  • Trennung von Vermögen und operativem Geschäft, etwa Immobilie und Ladeneinrichtung im Besitzunternehmen
  • Betriebsaufspaltung kann gewollt sein, entsteht aber auch ungewollt, mit erheblichen Folgen bei Wegfall der Verflechtung
  • Die steuerlichen Vorteile einer Holdingstruktur kommen insbesondere zum Tragen, wenn Gewinne in der Struktur gehalten und reinvestiert werden; bei vollständiger Ausschüttung ins Privatvermögen relativieren sie sich
  • Ehegatten- und Familienmodelle nur mit fremdüblichen, klar vereinbarten, tatsächlich durchgeführten und steuerlich sowie sozialversicherungsrechtlich abgestimmten Verträgen
Auch die Auflösung mitdenken
4×
Bis zum Vierfachen des Gewerbesteuer-Messbetrags wird beim Personenunternehmen auf die Einkommensteuer angerechnet (§ 35 EStG), begrenzt auf die tatsächlich gezahlte Gewerbesteuer und die anteilige tarifliche Einkommensteuer. Ob das im Ergebnis nahezu vollständige Kompensation bedeutet, hängt vom Hebesatz am jeweiligen Standort ab und ist regional zu prüfen, nicht pauschal zu unterstellen.

Kurzcheck: vier Fragen zur eigenen Struktur

Die drei Stufen oben sind kein Automatismus, sondern ein Ausgangspunkt. Ob und wann ein Wechsel sinnvoll ist, hängt von der konkreten Situation ab. Vier Fragen zeigen erfahrungsgemäß am schnellsten, wo Handlungsbedarf besteht:

  • Ein Markt, hohe PrivatentnahmenBleibt nach den Entnahmen noch ausreichend Gewinn im Betrieb für Thesaurierung und Investitionen, oder zehrt die Entnahme die Substanz auf?
  • Mehrere MärkteSollen Risiko, Finanzierung und Ergebnissteuerung je Standort getrennt werden, oder bleibt ein gemeinsamer Betrieb wirtschaftlich sinnvoller?
  • Marktimmobilie vorhanden oder geplantEntsteht durch die Vermietung an den Betrieb eine Betriebsaufspaltung, und was bedeutet das bei einem späteren Verkauf oder der Nachfolge?
  • Nachfolge absehbarWelche Vermögenswerte sollen betrieblich gebunden bleiben, welche frühzeitig getrennt oder übertragen werden?

Je nachdem, welche Frage bei Ihnen zutrifft, ordnen wir die Antwort in einen konkreten Belastungsvergleich ein, statt sie isoliert zu beantworten.

Unternehmerlohn, Geschäftsführervergütung und Entnahmen

Wie der Inhaber sich vergütet, ist im Lebensmittelhandel selten nur eine private Frage. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften mindert der Unternehmerlohn den steuerlichen Gesamtgewinn nicht: Beim Einzelunternehmen wirkt die Entnahme allein auf die Liquidität, bei Personengesellschaften werden Tätigkeitsvergütungen an Mitunternehmer steuerlich als Sondervergütungen dem Gewinn der Gesellschaft wieder zugerechnet. Bei einer GmbH ist die Geschäftsführervergütung dagegen echte Betriebsausgabe, muss aber dem Fremdvergleich standhalten, sonst droht die Behandlung als verdeckte Gewinnausschüttung.

  • Vergütung und Liquidität trennenWas der Betrieb wirtschaftlich tragen kann, ist eine andere Frage als das, was steuerlich anerkannt wird. Beides gehört in dieselbe Planung.
  • Verträge mit AngehörigenArbeits-, Miet- und Darlehensverträge im Familienkreis werden in der Prüfung besonders genau angesehen. Maßstab sind Fremdüblichkeit und tatsächliche Durchführung.
  • Alters- und AbsicherungsfragenVersorgungszusagen, betriebliche Altersversorgung und private Vorsorge wirken auf das Ergebnis und auf den späteren Unternehmenswert.
  • Entnahmen und SteuervorauszahlungenDie Steuerlast eines guten Jahres trifft häufig ein schwächeres. Eine rollierende Planung verhindert, dass Liquidität und Vorauszahlungen auseinanderlaufen.

Lohn und Personal

Nach dem Wareneinsatz ist der Personalaufwand meist die größte Kostenposition im Markt, und lohnsteuerlich zugleich eine der prüfungsanfälligsten.

  • Vertragsformen und ArbeitszeitenVollzeit, Teilzeit, Minijobs, Aushilfen, Werkstudierende und kurzfristige Beschäftigungen bestehen in einem Markt häufig parallel. Die Verdienstgrenze bei Minijobs ist laufend zu überwachen, insbesondere bei schwankenden Stunden in Ferien- und Feiertagszeiten. Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge sind nur steuer- und beitragsfrei, wenn die Voraussetzungen des § 3b EStG eingehalten werden. Arbeitszeit, Pausen und Schichtplanung sind nachvollziehbar zu dokumentieren, als Grundlage sowohl der Lohnabrechnung als auch der Zuschlagsberechnung.
  • Personalrabatt als SachbezugVerbilligte Abgabe von Waren an Beschäftigte ist lohnsteuerlich als Sachbezug zu behandeln. Ob und in welcher Höhe ein Rabattfreibetrag greift, hängt von der Ausgestaltung der Rabattaktion ab und ist ein klassischer Prüfungspunkt.
Anwendbarkeit im Einzelfall prüfen Ob und in welchem Umfang der Rabattfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG greift, hängt von der konkreten Gestaltung der Rabattaktion ab und ist im Einzelfall zu prüfen, nicht pauschal zu unterstellen.

Wir übernehmen die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung für Betriebe mit unterschiedlichen Vertragsformen und sorgen dafür, dass Sachbezüge wie Personalrabatt korrekt erfasst werden.

Kennzahlen, digitale Zusammenarbeit und E-Rechnung

Zahlen zu haben ist nicht dasselbe wie Zahlen zu verstehen. Ausgangspunkt ist die Handelsspanne: die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis der Ware. In der betriebswirtschaftlichen Auswertung liefert sie die zentrale Grundlage für die Herleitung des Rohgewinns Ihres Marktes, ins Verhältnis zum Umsatz gesetzt die Rohertragsquote. Für die laufende Steuerung zählen daneben vor allem zwei weitere Größen: die Personalkostenquote und, gerade bei volatilen Energiepreisen und kühlungsintensivem Sortiment, die Energiekostenquote. Wir werten alle vier Größen laufend aus und stellen sie so auf, dass Entwicklungen im eigenen Betrieb über die Zeit sichtbar werden, nicht nur ein Momentbild eines einzelnen Monats. Grundlage dafür ist Ihre monatliche individuelle BWA, die wir gemeinsam mit Ihnen besprechen.

  • Fester monatlicher TerminIn der Regel per Videocall, auf Wunsch vor Ort im Markt.
  • Die vier Kennzahlen im KontextWareneinsatz-, Rohertrags-, Personal- und Energiekostenquote im Vergleich zur eigenen Zeitreihe, nicht als isolierte Momentaufnahme.
  • Konkrete Einordnung statt ZahlenfriedhofAbweichungen werden benannt und eingeordnet: Was bedeutet die Entwicklung für den nächsten Monat, wo besteht Handlungsbedarf?
Eigene Zeitreihe statt fremder Vergleichszahlen Wir werten ausdrücklich gegen Ihre eigene Zeitreihe und Ihre eigene Planung aus, nicht gegen anonymisierte Zahlen fremder Märkte, die uns nicht vorliegen. Eine Kennzahl ist nur so belastbar wie ihre Vergleichsbasis, und Ihre eigene Entwicklung ist die belastbarste verfügbare Basis.

Neben der Ergebnisentwicklung behalten wir auch Cash-Flow und Liquidität Ihres Marktes im Blick – bei saisonalen Schwankungen im Lebensmittelhandel oft aussagekräftiger als der reine Gewinn.

Privater Vermögensaufbau

Über die betriebliche Auswertung hinaus denken wir den privaten Vermögensaufbau mit: eine durchdachte Entnahmepolitik, die steuerlich passende Zuordnung von Immobilien zum Privat- oder Betriebsvermögen und eine frühzeitige Nachfolgeplanung schaffen dafür die Grundlage, siehe „Investition, Immobilie und Nachfolge“. Konkrete Anlageentscheidungen treffen Sie eigenständig oder gemeinsam mit Ihrem Anlageberater, dafür sind wir als Steuerberatung nicht die richtige Adresse; wir sorgen dafür, dass die steuerlichen Rahmenbedingungen dafür stimmen.

Belege, Kassendaten und Lohnunterlagen tauschen wir digital aus, in der Regel über DATEV Unternehmen online: Belege erfassen Sie per App oder Scan, ohne dass Papier zwischen uns hin- und herwandert. Kassendaten binden wir über eine Schnittstelle zu Ihrer Kassen- und Warenwirtschaftssoftware an, Lohnunterlagen laufen über denselben digitalen Weg. Auswertungen liegen dadurch früher vor, und der Weg vom Beleg zur Buchung bleibt nachvollziehbar, worauf es in einer Prüfung ankommt.

E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen Der typische Kassenverkauf an private Endverbraucher fällt nicht unter die verpflichtende B2B-E-Rechnung. Bei Geschäftskunden kann dagegen, abhängig vom Rechnungsbetrag, anderes gelten: Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 UStDV), bleiben auch im Geschäftsverkehr mit Unternehmen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, ab dem ersten Cent darüber greift sie. Betroffen ist damit vor allem der Rechnungsverkehr mit anderen Unternehmen: als Empfänger bei Rechnungen von Lieferanten, je nach Leistungsrichtung aber auch als Aussteller eigener B2B-Rechnungen, etwa bei Verkäufen an gewerbliche Kunden. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, dafür gibt es keine Übergangsfrist mehr. Für den eigenen Versand gilt eine gestaffelte Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Der erste Stichtag ist näher, als er wirkt. Die E-Rechnung selbst braucht ein strukturiertes Datenformat, etwa XRechnung oder ZUGFeRD – ein einfaches PDF genügt ab dem jeweiligen Stichtag nicht mehr. Unterschiedliche Rechnungsprozesse je nach Betrag summieren sich schnell zu unnötiger Komplexität; eine einheitliche digitale Rechnungsstellung reduziert Fehlerquellen unabhängig vom Schwellenwert. Wir prüfen, ob Ihre Buchhaltungssoftware die erforderlichen Formate unterstützt, und begleiten die Umstellung.

E-Rechnung auf einen Blick

  • B2C-Kassenverkauf: keine E-Rechnungspflicht
  • Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro, auch im B2B-Bereich: weiterhin Papier, PDF oder Kassenbon möglich
  • Empfang: Pflicht für alle Unternehmen seit 1. Januar 2025
  • Versand: ab 1. Januar 2027 bei Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen
  • Format: XRechnung oder ZUGFeRD, ein einfaches PDF genügt ab dem jeweiligen Stichtag nicht mehr

SAP-Kompetenz für Ihre Finanzbuchhaltung

Verbundsysteme im Lebensmitteleinzelhandel geben ihren Kaufleuten zunehmend vor, die Finanzbuchhaltung von DATEV auf eine SAP-gestützte Lösung umzustellen. Ein solcher Wechsel bildet die warenwirtschaftlichen Vorgänge Ihres Marktes ab und verändert Buchungslogik, Belegflüsse und Zuständigkeiten spürbar.

Was sich ändert

Neues Buchhaltungssystem

Ein SAP-gestütztes System ersetzt DATEV als Buchhaltungssystem und ist eng mit der Warenwirtschaft Ihres Marktes verzahnt.

Was sich für Sie ändert

Neue Prozesse und Schnittstellen

Kontierung, Belegerfassung und Abstimmung laufen anders als gewohnt, auch die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater passt sich an.

Wie wir Sie begleiten

Vor, während und nach der Einführung

Wir bereiten Ihre Buchhaltung auf die Umstellung vor, begleiten den Übergang und stehen Ihnen danach für Fragen im Tagesgeschäft zur Seite.

Was unsere Begleitung konkret umfasst

  • Vorbereitung Ihrer Buchhaltung auf die Anforderungen der SAP-Finanzbuchhaltung
  • Klärung der Zuständigkeiten zwischen Ihnen, Ihrem Verbund bzw. Ihrer Systembetreuung und uns als steuerlichem Berater
  • Organisatorische Vorbereitung im Markt, etwa bei veränderten Freigabe- und Kontierungsabläufen
  • Laufende Ansprechbarkeit im Tagesgeschäft auch nach erfolgter Umstellung
Wichtig zur Einordnung Die eigentliche technische Systembetreuung und Dateneinrichtung erfolgt über den jeweiligen Systemanbieter bzw. Ihren Verbund. Wir begleiten Sie als unabhängiger steuerlicher Berater ergänzend dazu, insbesondere bei der buchhalterischen und organisatorischen Vorbereitung.

Investition, Immobilie und Nachfolge

Umbau, Erweiterung, ein zusätzlicher Standort oder der Erwerb der Marktimmobilie sind Entscheidungen, die über Jahre binden. Steuerlich sind sie vor allem eine Frage des Zeitpunkts und der Zuordnung: Was wird aktiviert, was ist sofort abziehbar, welche Abschreibungswahlrechte bestehen, in welchem Vermögen liegt die Immobilie, und wie wirkt sich das alles auf die Bank aus.

Vor einem Finanzierungsgespräch bereiten wir die Zahlen so auf, dass sie die Frage der Bank beantworten, statt neue Fragen zu erzeugen: nachvollziehbare Planungsrechnung, Kapitaldienstfähigkeit, Investitions- und Liquiditätsplanung, saubere Herleitung der Ergebnisgrößen. Auf Wunsch begleiten wir Sie zum Termin.

Bei der Immobilie entscheidet die Zuordnung zum Betriebs- oder Privatvermögen über laufende Abzugsfähigkeit, über die steuerliche Behandlung späterer Wertsteigerungen und über die Gestaltungsmöglichkeiten bei der Übertragung. Eine einmal getroffene Zuordnung lässt sich später nur mit erheblichem Aufwand korrigieren.

Fragen, die vor der Investition zu klären sind

  • Welche Teile der Maßnahme sind Erhaltungsaufwand, welche sind zu aktivieren?
  • Welche Abschreibungswahlrechte bestehen, und kommen Investitionsabzugsbetrag oder Sonderabschreibung nach § 7g EStG in Betracht?
  • Passt die Finanzierungsstruktur zur Rechtsform, oder erzwingt sie eine Anpassung?
  • Welche umsatzsteuerlichen Folgen hat die Maßnahme, insbesondere beim Vorsteuerabzug?
  • Wie wirkt die Investition auf eine spätere Übertragung des Betriebs?

Ein zweiter Markt: Übernahme oder Neueröffnung

Die Übernahme oder Neueröffnung eines weiteren Marktes ist der häufigste Anlass, die eigene Struktur grundlegend zu überdenken. Bevor die Rechtsform- oder Finanzierungsfrage überhaupt gestellt wird, steht eine einfachere: Trägt der zusätzliche Standort sich selbst, wenn man Anlaufverluste realistisch einrechnet?

Wir bereiten dafür eine Wirtschaftlichkeitsrechnung auf, die auch die Kapitaldienstfähigkeit einschließt. Bei Übernahme eines bestehenden Marktes kommt eine sachgerechte Kaufpreisaufteilung hinzu: Wie der Kaufpreis auf Warenbestand, Betriebsvorrichtungen, Firmenwert und gegebenenfalls Immobilie aufgeteilt wird, wirkt sich unmittelbar auf die künftige steuerliche Behandlung und das Ergebnis beider Vertragsseiten aus.

Vor der Übernahme eines bestehenden Marktes zu prüfen

  • Trägt der Standort sich wirtschaftlich, realistisch gerechnet mit Anlaufverlusten?
  • Wie ist der Warenbestand bewertet, und wird er zum Buchwert oder zum Zeitwert übernommen?
  • Wie ist der Kaufpreis strukturiert, und wie wirkt sich das auf beide Seiten steuerlich aus?
  • Welcher Investitionsbedarf besteht kurzfristig nach der Übernahme?
  • Werden Mitarbeiter übernommen, und was bedeutet das arbeitsrechtlich nach § 613a BGB?
  • Wird die Immobilie mit übernommen, neu gemietet, oder besteht ein bestehender Mietvertrag fort?

Verkauf und Betriebsaufgabe

Der eigene Ausstieg gehört ebenso zur Planung wie der Einstieg: sei es der Verkauf an einen Nachfolger außerhalb der Familie, die vollständige Betriebsaufgabe, oder der getrennte Verkauf von Betrieb und Marktimmobilie. Dabei werden häufig über Jahrzehnte gewachsene stille Reserven aufgedeckt, etwa in Warenbestand, Ladeneinrichtung oder Immobilie – der entstehende Veräußerungsgewinn unterliegt eigenen Regeln.

Für die Besteuerung gilt § 16 EStG, bei Veräußerung wie bei Aufgabe: Die wesentlichen Betriebsgrundlagen müssen dabei innerhalb kurzer Zeit vollständig übergehen – bei der Veräußerung durch Übertragung auf den Erwerber, bei der Aufgabe durch Veräußerung oder Überführung ins Privatvermögen. Ab dem vollendeten 55. Lebensjahr oder bei dauernder Berufsunfähigkeit kommen zwei Vergünstigungen in Betracht: ein Freibetrag von bis zu 45.000 Euro nach § 16 Abs. 4 EStG, der ab einem Veräußerungsgewinn über 136.000 Euro abschmilzt und ab 181.000 Euro vollständig entfällt, sowie der ermäßigte Steuersatz nach § 34 Abs. 3 EStG. Beide lassen sich nur einmal im Leben nutzen. Wer die Altersgrenze noch nicht erreicht hat, kann stattdessen die altersunabhängige Fünftelregelung nach § 34 Abs. 1 EStG prüfen.

Vor einem Verkauf zu klären

  • Werden alle wesentlichen Betriebsgrundlagen übertragen, oder bleibt etwas zurück?
  • Sind Freibetrag und ermäßigter Steuersatz nach §§ 16, 34 EStG schon einmal genutzt worden?
  • Wie wird der Kaufpreis auf Warenbestand, Einrichtung, Firmenwert und Immobilie aufgeteilt?
  • Wird die Immobilie mitverkauft, oder zurückbehalten und vermietet?
  • Passt der Übergabezeitpunkt zur privaten Altersvorsorge- und Liquiditätsplanung?

Nachfolge und Übertragung

Eine Nachfolge im Lebensmitteleinzelhandel ist selten ein einzelner Vorgang. Sie betrifft den Betrieb, häufig eine Immobilie, oft mehrere Kinder mit unterschiedlichem Interesse am Geschäft, und sie muss zu den vertraglichen Rahmenbedingungen des jeweiligen Vertriebssystems passen. Wir begleiten die steuerliche und betriebswirtschaftliche Seite der Übergabe, vertragliche oder systemseitige Fragen mit dem Vertriebspartner klären Sie zusätzlich dort direkt. Steuerlich geht es um Erbschaft- und Schenkungsteuer, im Kern um die Verschonungsregelungen für Betriebsvermögen nach §§ 13a und 13b ErbStG. Sie sind an Voraussetzungen gebunden, die über mehrere Jahre nach der Übertragung eingehalten werden müssen, unter anderem an Vorgaben zur Lohnsumme und an Behaltensfristen.

Beim Bundesverfassungsgericht ist unter dem Aktenzeichen 1 BvR 804/22 eine Verfassungsbeschwerde anhängig, die sich gegen die Verschonungsregelungen für Betriebsvermögen richtet; die mündliche Verhandlung ist für den 13. Oktober 2026 terminiert. Parallel dazu verhandelt derselbe Senat am 12. Oktober 2026 unter dem Aktenzeichen 1 BvF 1/23 über die Bewertung von Grundbesitz, die persönlichen Freibeträge und die Steuersätze des Erbschaftsteuergesetzes. Für Betriebe mit eigener oder vermieteter Marktimmobilie zusätzlich relevant: Unter dem Aktenzeichen 1 BvR 1761/24 ist eine weitere Verfassungsbeschwerde anhängig, die die Abgrenzung zwischen begünstigtem Betriebsvermögen und schädlichem Verwaltungsvermögen bei vermieteten Grundstücken betrifft und damit Konstellationen berührt, in denen eine Marktimmobilie an den eigenen Betrieb vermietet wird. Für geplante schrittweise Übertragungen, die auf die mehrfache Nutzung der Freibeträge setzen, können auch diese beiden weiteren Verfahren relevant sein. Das bedeutet nicht, dass Planung jetzt keinen Sinn ergibt, im Gegenteil: Die meisten Nachfolgegestaltungen brauchen ohnehin mehrere Jahre Vorlauf, unabhängig vom Ausgang dieser Verfahren. Wer erst nach einer möglichen Gesetzesänderung beginnt, hat diesen Vorlauf nicht mehr.

BVerfG-Verfahren zur Erbschaftsteuer auf einen Blick

  • 1 BvR 804/22: Verschonungsregelungen für Betriebsvermögen (§§ 13a, 13b ErbStG), mündliche Verhandlung 13. Oktober 2026
  • 1 BvF 1/23: Bewertung von Grundbesitz, persönliche Freibeträge und Steuersätze, mündliche Verhandlung 12. Oktober 2026
  • 1 BvR 1761/24 („Parkhaus-Fall“): Abgrenzung Betriebsvermögen/Verwaltungsvermögen bei vermieteten Grundstücken, Verhandlungstermin noch offen
  • Alle drei Verfahren sprechen für frühzeitige Planung, nicht für Abwarten – der nötige Vorlauf entsteht unabhängig vom Ausgang
  • Früh beginnenViele Nachfolgegestaltungen benötigen erheblichen zeitlichen Vorlauf, weil Voraussetzungen bereits vor der Übertragung geschaffen und anschließend eingehalten werden müssen. Wer erst bei konkretem Anlass beginnt, kann wichtige Gestaltungsoptionen und zeitliche Spielräume verlieren.
  • Schrittweise Übertragung prüfenAnteilige Übertragungen über mehrere Jahre können Freibeträge mehrfach nutzbar machen und den Übergang praktisch erleichtern. Ob dies sinnvoll und rechtlich tragfähig ist, hängt insbesondere von Vermögensstruktur, Zeitablauf, Schenkungen der vergangenen zehn Jahre sowie der zivilrechtlichen Umsetzung ab.
  • Nicht nur steuerlich denkenGesellschaftsvertrag, Testament, Vollmachten und Versorgung der übergebenden Generation gehören in dieselbe Planung. Wir stimmen uns dazu mit Ihrem Notar oder Rechtsanwalt ab.
Vermögensstruktur und Übertragungszeitpunkt zusammen betrachten Ob und in welchem Umfang die Verschonungsregelungen greifen, hängt von der Zusammensetzung des Vermögens, der Beteiligungsstruktur, dem Übertragungszeitpunkt und der Entwicklung nach der Übertragung ab. Eine belastbare Aussage ist erst nach Prüfung der konkreten Verhältnisse möglich.

Wer berät, und in wessen Auftrag

KWS Steuerberatungsgesellschaft mbH ist rechtlich und wirtschaftlich unabhängig und steht in keiner gesellschafts- oder verbundrechtlichen Verbindung zu einem Handelssystem – weder zur EDEKA-Gruppe noch zur REWE-Gruppe oder anderen Verbundsystemen. Unsere Beratung erbringen wir allein in Ihrem Auftrag. Wenn wir eine Finanzierungskondition, eine Vertragsklausel oder eine Kaufpreisaufteilung bewerten, ist Ihr Interesse der Maßstab.

Ein vollständiger Beraterwechsel ist dafür nicht immer der erste Schritt. Bei einer anstehenden Struktur-, Prüfungs- oder Nachfolgefrage lässt sich KWS auch als Zweitmeinung hinzuziehen, unabhängig davon, wo Ihre laufende Buchhaltung derzeit geführt wird. Sie erhalten dafür einen festen Ansprechpartner, den Sie direkt erreichen, mit einer verlässlichen Vertretungsregelung bei Urlaub oder Krankheit.

Struktur-, Prüfungs- oder Nachfolgefrage, aber noch kein vollständiger Wechsel gewollt? Wir hören uns Ihre Situation in einem unverbindlichen Erstgespräch an.

Zweitmeinung anfragen

Häufige Fragen

Fragen, die Kaufleute uns am häufigsten stellen

Antworten auf die Fragen, die im Gespräch mit selbstständigen Kaufleuten am häufigsten aufkommen. Sie ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls, geben aber eine belastbare erste Einordnung.

Nein. Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach § 146a AO ist eine notwendige, aber keine hinreichende Voraussetzung. Verpflichtet ist der Unternehmer, nicht der Kassenhersteller. Hinzu kommen unter anderem die Belegausgabepflicht, die Mitteilung der Systeme an das Finanzamt, die Einzelaufzeichnung, die maschinelle Auswertbarkeit der Daten und die Verfahrensdokumentation.

In der Prüfungspraxis führen nicht defekte Kassen zu Problemen, sondern undokumentierte Prozesse rundherum: Stornoberechtigungen, Schnittstellen zur Warenwirtschaft, Behandlung von Gutscheinen und Pfand.

Die GoBD verlangen eine Dokumentation, die einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit ein Verständnis des eingesetzten Verfahrens ermöglicht. Der Umfang richtet sich nach der Komplexität des Betriebs. Für einen Lebensmittelmarkt mit mehreren Kassen, Selbstbedienungsbereich, Warenwirtschaft und mehreren Zahlungswegen ist das mehr als ein Standardformular.

Entscheidend ist weniger der Umfang als die Übereinstimmung mit der Realität. Eine ausführliche Dokumentation, die einen längst geänderten Ablauf beschreibt, hilft in der Prüfung nicht. Deshalb gehört eine gepflegte Änderungshistorie dazu.

Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO erfolgt unangekündigt während der üblichen Geschäftszeiten. Der Prüfer weist sich aus. Im Rahmen der Kassen-Nachschau können Aufzeichnungen, Bücher und für die Kassenführung relevante Organisationsunterlagen angefordert werden, bei elektronisch geführten Unterlagen kann die Finanzbehörde unter den gesetzlichen Voraussetzungen Einsicht oder die Bereitstellung von Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen. Geben die Feststellungen hierzu Anlass, kann sie ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen, auf diesen Übergang wird nach § 146b Abs. 3 Satz 2 AO schriftlich hingewiesen.

Praktisch hilft eine kurze, schriftliche Handlungsanweisung im Markt: Wer nimmt den Prüfer in Empfang, wer wird sofort informiert, welche Unterlagen liegen bereit. Das Kassenpersonal verweist den Prüfer unverzüglich an die Marktleitung oder deren Vertretung, äußert keine Vermutungen und gibt nur zu den eigenen Arbeitsabläufen sachlich Auskunft; rechtlich und steuerlich relevante Rückfragen laufen zentral über die Marktleitung. Wir erstellen diese Anweisung mit Ihnen.

Wichtig: Ruhe und Kooperationsbereitschaft sind richtig, spontane Erklärungen zu steuerlichen Sachverhalten sind es nicht. Bitten Sie darum, dass Ihr Steuerberater hinzugezogen wird.

Der geeignetste Zeitpunkt ist in der Regel der Beginn eines Wirtschaftsjahres, weil dann Buchhaltung, Lohn und Jahresabschluss in einem Zug übernommen werden können. Möglich ist ein Wechsel aber auch unterjährig, etwa getrennt nach Finanz- und Lohnbuchhaltung.

Praktisch geht es um die geordnete Übergabe der Buchführungsdaten, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnkonten und der laufenden Vorgänge gegenüber dem Finanzamt sowie um die Anpassung der Vollmachten. Den Ablauf und den Zeitplan stimmen wir vorab mit Ihnen ab, damit im Markt nichts liegen bleibt. Ein vollständiger Wechsel ist übrigens nicht der einzige Einstieg: Eine Zweitmeinung zu einer einzelnen Frage ist ebenso möglich, siehe Wer berät, und in wessen Auftrag.

Warenverluste können im Lebensmitteleinzelhandel betrieblich veranlasst sein. Ihre steuerliche Anerkennung setzt jedoch eine plausible, nachvollziehbare und zeitnahe Erfassung voraus. Kritisch wird es, wenn sie der Höhe nach nicht erklärbar sind oder erst als Restgröße aus der Inventur entstehen. Dann liegt für den Prüfer der Verdacht nahe, dass nicht Ware fehlt, sondern Umsatz.

Belastbar wird die Position durch laufende, getrennte Erfassung nach Ursache (Verderb, Bruch, Diebstahl, Eigenverbrauch, Personalkauf, Spenden), durch dokumentierte Abschriftenprozesse und durch eine Inventur, deren Ablauf und Bewertung nachvollziehbar festgehalten ist. Abweichungen sollten kommentiert und nicht nur ausgebucht werden.

Das lässt sich seriös nur nach einem Belastungsvergleich mit Ihren Zahlen beantworten. Die entscheidende Größe ist meist nicht der Umsatz, sondern die Frage, welcher Anteil des Gewinns im Unternehmen bleibt. Wer den größten Teil privat benötigt, profitiert von einer Kapitalgesellschaft oft weniger als erwartet, weil die Ausschüttung eine zweite Besteuerungsebene auslöst. Ein weiterer Faktor zugunsten des Personenunternehmens ist die Gewerbesteueranrechnung nach § 35 EStG, die es bei einer GmbH nicht gibt.

Bei Einzelunternehmen steht dafür die Thesaurierungsbegünstigung nach § 34a EStG zur Verfügung. Bei geeigneten Personengesellschaften kommt zusätzlich die Option zur Körperschaftsbesteuerung nach § 1a KStG in Betracht – ein Einzelunternehmen kann diese Option nicht ausüben. Beide Instrumente entfalten Bindungswirkung und können bei späterer Entnahme oder Rückoption unerwartete Folgen auslösen. Neben der Steuerlast zählen Haftung, Finanzierbarkeit und die spätere Übertragbarkeit.

Beide Wege haben systematische Vor- und Nachteile. Im Betriebsvermögen sind Aufwendungen und Abschreibung unmittelbar dem Betrieb zugeordnet, dafür werden spätere Wertsteigerungen bei Veräußerung oder Entnahme steuerlich erfasst. Eine Zuordnung zu einem Besitzunternehmen kann Vermögen und operatives Risiko trennen, führt aber häufig zu einer Betriebsaufspaltung mit eigenen Folgeproblemen, insbesondere wenn die personelle oder sachliche Verflechtung später wegfällt.

Diese Entscheidung sollte vor dem Erwerb getroffen werden. Eine nachträgliche Änderung der Zuordnung kann zur Aufdeckung stiller Reserven führen und sollte deshalb vorab steuerlich geprüft werden.

Deutlich früher, als die meisten annehmen. Die Verschonungsregelungen für Betriebsvermögen nach §§ 13a und 13b ErbStG knüpfen an die Zusammensetzung des Vermögens im Übertragungszeitpunkt an und verlangen zusätzlich die Einhaltung von Behaltens- und Lohnsummenfristen über mehrere Jahre nach der Übertragung. Nicht erfüllte Voraussetzungen zum maßgeblichen Übertragungszeitpunkt lassen sich später häufig nicht mehr rückwirkend herstellen.

Hinzu kommt die praktische Seite: Übergaben im Familienunternehmen gelingen selten in einem Schritt. Eine schrittweise Übertragung über mehrere Jahre kann Freibeträge mehrfach nutzbar machen und gibt beiden Generationen Zeit, ob dies im Einzelfall trägt, hängt von Vermögensstruktur, Zeitablauf und früheren Schenkungen der letzten zehn Jahre ab.

Beim Bundesverfassungsgericht ist zu den Verschonungsregelungen für Betriebsvermögen ein Verfahren anhängig (1 BvR 804/22), die mündliche Verhandlung ist für den 13. Oktober 2026 terminiert. Das ändert an der Empfehlung, früh zu beginnen, nichts, es macht sie eher dringlicher.

Der typische Kassenverkauf an private Endverbraucher fällt nicht unter die verpflichtende B2B-E-Rechnung. Bei Geschäftskunden kann dagegen, abhängig vom Rechnungsbetrag, anderes gelten: Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 UStDV), bleiben auch im B2B-Bereich ausgenommen, ab dem ersten Cent darüber greift die E-Rechnungspflicht. Betroffen ist damit vor allem der Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen: als Empfänger bei Rechnungen von Lieferanten, je nach Leistungsrichtung aber auch als Aussteller eigener B2B-Rechnungen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, dafür gibt es keine Übergangsfrist mehr.

Für den Versand gilt eine gestaffelte Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 entsprechende B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen, alle übrigen spätestens ab dem 1. Januar 2028.

Wir prüfen, ob Ihre Buchhaltungssoftware die erforderlichen Formate unterstützt, und begleiten die Umstellung.

Belege, Kassendaten und Lohnunterlagen tauschen wir digital aus, in der Regel über DATEV. Kassendaten laufen dabei idealerweise über das DATEV Kassenarchiv online: Unterstützt Ihr Kassenhersteller die DFKA-Taxonomie, werden Kassenabschlüsse automatisiert und auf Warengruppenebene revisionssicher archiviert und direkt an das DATEV Kassenbuch online übergeben. Das vermeidet Doppelerfassung, macht Auswertungen früher verfügbar und erhöht die Nachvollziehbarkeit, die in einer Prüfung zählt.

Sie erhalten einen festen Ansprechpartner, den Sie direkt erreichen, sowie eine verlässliche Vertretungsregelung innerhalb der Kanzlei bei Urlaub oder Krankheit.

Arbeiten Sie bislang nicht mit DATEV, sondern beispielsweise mit einer SAP-gestützten Finanzbuchhaltung, wie sie im Verbund häufig vorgegeben ist, haben wir auch damit Erfahrung. Wir klären vorab, welche Daten in welchem Format übergeben werden und wie die Schnittstelle in die Verfahrensdokumentation eingeht.

Der Gewinn aus Verkauf oder Aufgabe unterliegt § 16 EStG. Voraussetzung ist, dass die wesentlichen Betriebsgrundlagen innerhalb kurzer Zeit vollständig übergehen – bei der Veräußerung durch Übertragung auf den Erwerber, bei der Aufgabe durch Veräußerung oder Überführung ins Privatvermögen. Ab dem vollendeten 55. Lebensjahr oder bei dauernder Berufsunfähigkeit kommen ein Freibetrag von bis zu 45.000 Euro nach § 16 Abs. 4 EStG und der ermäßigte Steuersatz nach § 34 Abs. 3 EStG in Betracht, beide nur einmal im Leben nutzbar.

Genauso wichtig wie die Steuerfrage ist die Kaufpreisstruktur: Wie sich der Preis auf Warenbestand, Einrichtung, Firmenwert und Immobilie verteilt, entscheidet mit über das steuerliche Ergebnis beider Seiten. Wir bereiten die Zahlen auf und begleiten die Verhandlung.

Ja. Wir bereiten Ihre Buchhaltung auf die SAP-Finanzbuchhaltung vor, klären die Zuständigkeiten zwischen Ihnen, Ihrem Verbund bzw. Ihrer Systembetreuung und uns, und stehen Ihnen vor, während und nach der Einführung als Ansprechpartner zur Seite. Die technische Systembetreuung selbst erfolgt über den jeweiligen Anbieter.

Ihre Frage ist nicht dabei? Wir klären sie in einem unverbindlichen Erstgespräch.

Erstgespräch anfragen

Unsere Leistungen für Kaufleute im Lebensmitteleinzelhandel

Von der laufenden Buchhaltung bis zur Übergabe an die nächste Generation: Wir decken die volle Breite ab und stimmen die einzelnen Bausteine aufeinander ab, damit eine Entscheidung an einer Stelle keine unbeabsichtigte Folge an einer anderen auslöst.

📒

Laufende Finanzbuchhaltung

Buchführung mit Anbindung an Kassen- und Warenwirtschaftsdaten, monatliche Auswertung mit Wareneinsatz-, Rohertrags-, Personalkosten- und Energiekostenquote sowie Liquiditätsentwicklung, die zu Ihrem Markt passt und bankfähig aufbereitet ist.

📊

Jahresabschluss und Steuererklärungen

Erstellung des Jahresabschlusses sowie sämtlicher betrieblicher und privater Steuererklärungen, einschließlich Umsatzsteuervoranmeldungen und der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung.

👥

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Abrechnung für personalintensive Betriebe mit unterschiedlichen Vertragsformen und Minijobs, Zuschlägen, Arbeitszeitaufzeichnungen, Aushilfen und Sachbezügen wie Personalrabatt.

🖥

Kassenprozesse und Dokumentation

Aufnahme der Kassen- und Datenprozesse, Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation, Erfüllung der Mitteilungspflichten nach § 146a Abs. 4 AO.

🔄

SAP-Umstellungsbegleitung

Vorbereitung, Umstellungsbegleitung und laufende Unterstützung bei der Umstellung Ihrer Finanzbuchhaltung von DATEV auf SAP.

🧾

Umsatzsteuerliche Alltagsfragen

Umsatzsteuerlich zutreffende Behandlung von Pfand, Ein- und Mehrzweckgutscheinen, Retouren, Eigenverbrauch, Personalverkauf, Spenden und Preisnachlässen, praxisnah für den Kassenalltag.

🛡

Begleitung von Betriebsprüfungen

Vorbereitung, Begleitung und Kommunikation mit der Prüfung, auch bei Kassen-Nachschauen und auch dann, wenn die Buchhaltung bisher andernorts geführt wurde.

⚖

Rechtsbehelfsverfahren

Führung von Einspruchsverfahren gegen Steuerbescheide und Prüfungsfeststellungen, einschließlich Anträgen auf Aussetzung der Vollziehung, damit ein strittiger Betrag während des Verfahrens nicht schon gezahlt werden muss.

🏗

Rechtsformwahl und Belastungsvergleich

Vergleich der Rechtsformen anhand Ihrer Zahlen, einschließlich Thesaurierungsbegünstigung und, bei geeigneten Personengesellschaften, Option zur Körperschaftsbesteuerung.

🏬

Mehrmarkt- und Gruppenstrukturen

Gestaltung von Strukturen bei mehreren Standorten, Trennung von Besitz und Betrieb, Prüfung von Holding- und Familienmodellen.

💶

Liquidität, Entnahmen, Unternehmerlohn

Planung von Entnahmen, Geschäftsführervergütung und Steuervorauszahlungen, damit Steuerlast und Liquidität nicht auseinanderlaufen und die Grundlage für Ihren privaten Vermögensaufbau stimmt.

🏦

Investition und Finanzierung

Aufbereitung der Zahlen für Umbau, Erweiterung oder zusätzlichen Standort, Planungsrechnung, Kapitaldienstfähigkeit und Begleitung zum Bankgespräch.

🏠

Immobilien im Betriebs- oder Privatvermögen

Zuordnung, laufende Behandlung und Gestaltung bei Erwerb, Umbau und Übertragung der Marktimmobilie, einschließlich Betriebsaufspaltungsfragen.

🔗

Nachfolgeplanung und Übergabe

Planung der Übergabe, Prüfung der Verschonungsregelungen nach §§ 13a und 13b ErbStG, Abstimmung mit Notar und Rechtsanwalt.

🤝

Betriebsveräußerung und -aufgabe

Kaufpreisstruktur, Prüfung von Freibetrag und ermäßigtem Steuersatz nach §§ 16, 34 EStG, Begleitung beim Verkauf an Nachfolger außerhalb der Familie oder bei vollständiger Betriebsaufgabe.

Ihr Ansprechpartner

Beratung mit klarer Verantwortlichkeit

Markus Krechel, Steuerberater und Geschäftsführer der KWS Steuerberatungsgesellschaft mbH, Linz am Rhein

Steuerberatung · Gestaltung · Unternehmensnachfolge

Markus Krechel

Dipl.-Kfm. · Steuerberater · Fachberater für Internationales Steuerrecht · Zertifizierter Stiftungsberater
Jahrgang 1976 Geschäftsführer, KWS Steuerberatungsgesellschaft mbH, Linz am Rhein

Laufende Steuerberatung Gestaltungsberatung Betriebsprüfung und Einspruch Rechtsform und Struktur Unternehmensnachfolge
Beruflicher Werdegang
  • Seit 2005 Diplom-Kaufmann mit Schwerpunkt Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung
  • Seit 2008 Steuerberater
  • Seit 2015 Fachberater für Internationales Steuerrecht
  • Zertifizierter Stiftungsberater
  • Mitglied der Steuerberaterkammer Rheinland-Pfalz

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Erstgespräch für Kaufleute

Sprechen wir über Ihren Markt

Ob es um die Kassenprozesse geht, um eine anstehende Prüfung, um den zweiten Standort oder um die Übergabe: Wir klären im Erstgespräch, wo Sie stehen und was als Nächstes ansteht. Unverbindlich heißt: Sie sind danach zu nichts verpflichtet.

Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und stellt keine steuerliche Beratung im Einzelfall dar. Die Anforderungen an Kassenführung, Aufzeichnung und Aufbewahrung sowie die Regelungen zur Übertragung von Betriebsvermögen unterliegen laufender gesetzlicher Fortentwicklung und werden durch Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen fortgeschrieben. Maßgeblich ist die Rechtslage im jeweiligen Einzelfall. Für eine mandatsbezogene Einschätzung sprechen Sie uns direkt an. KWS Steuerberatungsgesellschaft mbH, Auf dem Hunsrücken 3, 53545 Linz am Rhein, Mitglied der Steuerberaterkammer Rheinland-Pfalz. EDEKA ist eine Marke der EDEKA-Gruppe, REWE eine Marke der REWE-Gruppe. Zwischen der KWS Steuerberatungsgesellschaft mbH und diesen Unternehmen besteht keine gesellschafts- oder verbundrechtliche Verbindung. Stand: September 2026.